La CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAJACOPI (en adelante CAJACOPI), comunica a los grupos de interés con los cuales se relaciona, la Política de Privacidad que ha sido adoptada para dar cumplimiento a lo dispuesto en el régimen legal vigente contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y 1266 de 2008 sobre Habeas Data Financiero en lo pertinente, que abarca los Municipios y Regiones de Colombia en donde opera (y llegare a operar).
CAJACOPI, en cumplimiento de las facultades legales y estatutarias, trata datos personales y sensibles de sus grupos de interés en ejecución de su objeto social consistente principalmente en la administración de los aportes y recursos en materia de seguridad social establecidos en la ley, con el fin de gestionar los subsidios, servicios y programas que benefician a los trabajadores y grupos familiares, empresas afiliadas y demás miembros de la comunidad, sin perjuicio de las demás actividades que la ley le faculta desplegar, ni de los tratamientos de datos personales vinculados a los servicios de recreación, crédito, vivienda, salud, educación y programas especiales, entre otros.
De manera concreta CAJACOPI, está debidamente autorizada para conformar una Entidad Promotora de Salud, EPS la cual se identifica como CAJACOPI EPS y a través de la cual se gestiona la prestación de servicios de salud de los afiliados a la misma a través de su red de instituciones prestadoras de este servicio.
Los datos personales en custodia de CAJACOPI, en su condición de Responsable y/o Encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales. Así mismo, cumpliendo las normas vigentes, se informa que los datos personales podrán ser tratados directamente y/o a través de terceros, en condición de encargados del tratamiento de datos, en centros de datos ubicados dentro o fuera de Colombia, en territorios como Estados Unidos, Europa, Latinoamérica u otras regiones.
En consecuencia, serán tratados conforme las siguientes finalidades de carácter general:
a. Gestionar las afiliaciones realizadas por las empresas, trabajadores y respectivos grupos familiares en el marco del sistema de compensación familiar.
b. Gestionar sus actividades como EPS en el marco de las permisiones de la Ley Colombiana.
c. Gestionar los subsidios y/o beneficios de acuerdo con los criterios de ley, en atención al portafolio de subsidios acorde a su capacidad legal.
d. Cumplir con las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.
e. Gestionar las relaciones jurídicas, comerciales o no, originadas en la prestación de servicios de educación, créditos, vivienda, recreación y salud, sin perjuicio de otros servicios para los cuales este habilitada por ley.
f. Gestionar los programas sociales dirigidos a la niñez, adultos mayores, población discapacitada, población desempleada, sin perjuicio de otros grupos poblacionales que sean destinatarios de estos.
g. Dar cumplimiento a las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.
h. Verificar y analizar datos personales de sus grupos de interés, frente a los sistemas de administración de riesgos incluidos los de antilavado de activos, anticorrupción y antifraude.
i. Comunicar a sus grupos de interés, a través de canales tradicionales y/o virtuales, información comercial o no, relacionada con la oferta de servicios, eventos, programas, publicaciones, actualidad, entre otra relacionada o conexas con su capacidad legal, sea que se realice de manera directa o no.
j. Suministrar información a las autoridades y/o cooperar con estas cuando sea requerida para tal finalidad.
k. Gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de la organización.
l. Desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.
m. Administrar la relación comercial y relacionamiento con los grupos de interés.
n. Gestionar la cartera originada en las relaciones créditicias con terceros.
o. Gestionar los riesgos originados en la celebración de los contratos con terceros, a efectos de prevenir daños económicos propios o a terceros.
p. Gestionar las cotizaciones solicitadas por los interesados en sus productos, sean bienes y/o servicios.
En cada servicio que presta esta organización, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares; nombre o razón social y datos de contacto del Responsable o Encargado del tratamiento, si el tratamiento se efectuará por un encargado, caso en el que tal encargado estará bajo la dirección de CAJACOPI; los derechos que le asisten al titular y los mecanismos dispuestos por esta organización para dar a conocer la Política de Privacidad.
CAJACOPI, tratará los datos personales de los grupos de interés con los cuales se relaciona, en cumplimiento del marco normativo establecido por la entidad para el efecto y el marco legal vigente en Colombia. Para tal efecto, se adoptarán las normas y directrices pertinentes a la realización de esta política.
Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés, en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:
q. Ejercer su derecho de Habeas Data consistente en conocer, actualizar, rectificar su información de carácter personal. También podrá oponerse y cancelar sus datos e información personal en aquellos casos en que proceda.
r. Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado, salvo que exista autorización legal para el tratamiento o el mismo se realice en el marco de un contrato.
s. Ejercer las acciones que la ley reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.
Para el ejercicio del Habeas Data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo a través del los siguientes correos electrónicos: habeasdata@cajacopi.com (Caja de Compensación) y habeas.data@cajacopieps.com (Eps) o dirigiendo una comunicación a las siguientes direcciones físicas: Kra 46 No. 56 – 34 Piso 2 Ed. Nelmar (Caja de Compensación) y Calle 44 No. 46 – 16 (Eps) en la ciudad de Barranquilla. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar, atender y responder su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos. Recibida la solicitud de ejercicio de Habeas Data, CAJACOPI dará respuesta en los términos de ley.
Esta política que reemplaza la anterior, ha sido aprobada por el Consejo Directivo de CAJACOPI, en Barranquilla a los veintisiete días (27) del mes de Junio de 2019 en Acta No. 137.